Bir görüşme takvimi oluşturmak, randevulaşmak.
İki cümlelik bir e-posta yazmaya üşeniyorum, o yüzden yarın öğleden sonranızdan 45 dakikanızı çalacağım ve ekrana sessizce bakacağız.
Ne Demek?
Bir görüşme için tarih ve saat belirleyip katılımcıların takvimine davet göndermek. İngilizce to set a meeting kalıbının yarı çevrilmiş hâlidir: “toplantı” Türkçe kalmış, “set etmek” ise İngilizceden aynen alınmıştır. Aynı anlamda “toplantı ayarlamak”, “toplantı koymak” ya da sadece “takvime atmak” da denir. Outlook ve Teams takvimlerindeki renkli blokların asıl mimarı bu fiildir.
Alt Metin Çözümlemesi
Kurumsal hayatta “meşgul” ve “vazgeçilmez” görünmenin en ucuz yolu, günde birkaç kişiye toplantı set etmektir. Takvimde boşluk bırakmak bir zafiyet göstergesi sayıldığı için, çalışanlar birbirlerinin takvimlerindeki on beş dakikalık nefes aralıklarını bile toplantılarla doldurur. İki cümlelik bir e-postayla çözülecek konu, “yüz yüze konuşmak daha sağlıklı” gerekçesiyle 45 dakikalık bir davete dönüşür.
Toplantı set etmenin kendine özgü bir dili de vardır: davet başlığı belirsizdir (“Kısa bir konu”), gündem boştur, katılımcı listesi gereğinden kalabalıktır. Davete “Kabul” demek kolaydır; “Reddet” demek ise pushback vermek kadar cesaret ister. En incelikli varyasyon, toplantı set edip toplantıya kendisinin gelmemesidir.
Örnek Diyalog
— “Bu konuyu e-postayla netleştirebilir miyiz?”
— “Bence yarın bir toplantı set edelim, daha sağlıklı olur.”
— “Yarın takvimim dolu.”
— “Gördüm, 12.30–13.00 boş görünüyor. Oraya set ediyorum.”
— “O öğle yemeği.”
— “Sandviçle katılırsın.”
Toplantı Set Etmeden Önce Sorulacak Üç Soru
- Bu konu bir mesajla çözülebilir mi?
- Gündem ve beklenen karar davette yazılı mı?
- Davetteki herkes gerçekten gerekli mi, yoksa “bilgisi olsun” diye mi eklendi?
Toplantı set edildiyse, sonunda bir wrap-up yapılıp kimin hangi aksiyonu alacağı yazılmalıdır. Yoksa ertesi hafta aynı konu için yeni bir toplantı set edilir.
İlgili Maddeler
Sync olmak, touchbase olmak, aksiyon almak, wrap-up yapmak, offline’a taşımak.